Người Nhật được biết đến về sự ngăn nắp, gọn gàng và làm việc năng suất. Sự thành công nổi tiếng đó không phải đến từ ngẫu nhiên, mà đó là quá trình áp dụng một nguyên tắc làm việc. Lần đầu tiên nguyên tắc này được thực hiện tại Toyota và nhanh chóng lan rộng khắp nơi vì tính hữu ích rất lớn đối với doanh nghiệp. Đó chính là nguyên tắc 5S.
5S là gì và lợi ích của 5S
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm:
- Seiri – Sàng lọc
- Seiton – Sắp xếp
- Seiso – Sạch sẽ
- Seiketsu – Săn sóc
- Shitsuke – Sẵn sàng
Và thật hay khi dịch sang tiếng Việt, ta cũng có đủ 5 từ S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng
1. Seri – Sàng lọc
Bước đầu tiên là xem xét, phân loại và lựa chọn các món đồ vật:
- Nhóm thường xuyên sử dụng
- Nhóm ít sử dụng hơn
- Nhóm rất ít sử dụng nhưng không thể bỏ
- Nhóm không cần thiết, cần phải bỏ ngay
Nên nhớ hãy thẳng tay loại bỏ những món đồ không cần thiết, ưu tiên tuyệt đối nhóm thường xuyên sử dụng được đặt trong khu vực làm việc.
2. Seiton – Sắp xếp
Tiếp theo là tổ chức, sắp xếp các món đồ, vật dụng một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Nhóm thường xuyên sử dụng thì đặt gần vị trí làm việc dễ lấy
- Nhóm ít sử dụng hơn thì đặt vào tủ, vị trí dễ nhớ
- Các món đồ và vị trí nên đánh số để mọi người trong công ty đều nắm rõ
- Sáng tạo hơn chúng ta có thể dùng màu sắc để phân biệt các nhóm đồ
3. Seiso – Sạch sẽ
Thông thường nếu lần đầu tiên thực hiện 5S, chúng ta sẽ làm bước dọn vệ sinh trước rồi mới sắp xếp các món đồ lại. Sau đó, theo định kỳ chúng ta sẽ dọn dẹp lại nơi làm việc, máy móc, trang thiết bị. Đừng để đến khi dơ quá rồi mới dọn.
Một ý nghĩa rất to lớn của bước này đối với các nhà máy là cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
4. Seiketsu – Săn sóc
Săn sóc chính là duy trì tiêu chuẩn về sạch sẽ và ngăn nắp.
- Lên lịch định kỳ vệ sinh
- Đặt ra các tiêu chuẩn để chuẩn hóa 3S đầu tiên
Chúng ta không thể lâu lâu nảy lên ý định dọn dẹp thực hiện 3S trên rồi bỏ quên định kỳ dọn lại. Chính vì vậy S4 ra đời để luôn nhắc nhớ luôn luôn kiểm tra, duy trì đều đặn. Việc làm này sẽ giúp cải tiến dần tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
5. Shitsuke – Sẵn sàng
Sẵn sàng có nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
- Đây có thể được xem là chữ S khó nhất trong 5S. Vì 5S sẽ không thành công nếu có nhân viên chưa hình thành được ý thích, chưa hiểu và yêu mến 5S.
- Đây cũng là một bước quan trọng để xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hãy đào tạo cho nhân viên hiểu 5S và thực hiện ra sao. Hãy khen thưởng và tuyên dương những cá nhân xuất sắc. Và quan trọng những lãnh đạo cần làm gương để mọi người noi theo. Đó chính là một môi trường đạt được sự “sẵn sàng”.
Áp dụng tại công ty Phú Vĩnh Thịnh
Lợi ích to lớn đó của 5S không thể phủ nhận và công ty Phú Vĩnh Thịnh cũng đang thay đổi từng ngày để hoàn thiện mình, nên chúng tôi đã tiến hành áp dụng, từng bước nhỏ đầu tiên.
1. Áp dụng tại góc đồ văn phòng phẩm
Thực tế xảy ra khi đồ vật liên tục mất, do để không đúng chỗ, lấy dùng rồi không trả. Do đó, một khi có nhân viên cần dùng thì phải hỏi khắp nơi, rất mất thời gian và chuyên nghiệp.
Chính vì vậy, quyết tâm thay đổi và áp dụng 5S lần đầu tiên vào góc đồ văn phòng này. Đội ngũ Phú Vĩnh Thịnh cũng đã quay lại video trong quá trình thực hiện để mọi nhân viên cùng biết và các bạn có thể tham khảo. 5S không khó hãy bắt đầu bằng bước nhỏ đầu tiên để nhân viên công ty gieo hạt 5S vào ý thức.
2. Áp dụng 5S vào hộc bàn làm việc
Đúng vậy, nơi ta ngày nào cũng ngồi làm việc mà lộn xộn thì năng suất quả là kém. Chính vì vậy, vị trí thứ 2 được mọi người áp dụng 5S là hộc bàn của mình. Đội ngũ Phú Vĩnh Thịnh cũng đã từng bước thực hiện Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ. Hãy cùng xem và áp dụng vào thực tế của bạn nha!
Chúc bạn thực hiện 5S thành công, hãy áp dụng ngay từ những bước nhỏ tại bàn làm việc, ở nhà, khuôn bếp, phòng ngủ, đến cả nơi làm việc, trong doanh nghiệp của bạn. Tất cả đều có thể nếu bạn quyết tâm để thay đổi mọi thứ tốt hơn và đẹp hơn!
Nếu bạn cần chia sẻ ý kiến hãy inbox đến fanpage: https://www.facebook.com/PhuVinhThinhGroup